Hoe werkt de Supportal?
Het startscherm van de Supportal ziet eruit als onderstaande afbeelding. Onder ‘Kennisbank’ zie je verschillende onderwerpen, zoals “Eerste keer inloggen op Windows-pc”. Door hier op te klikken, open je de uitleg van dit onderwerp.
De meest relevante functies van de Supportal
In de onderstaande afbeelding zijn de meest relevante knoppen genummerd. Hieronder lees je per nummer wat je met deze knop(pen) kunt.
- In het menu zie je Startpagina, Oplossingen en Forums. Als je een account hebt aangemaakt zie je ook Tickets staan. Startpagina en Oplossingen laten nieuwsberichten, handleidingen en handige weetjes zien. Onder Forums kun je een discussie starten. De knop Tickets leidt je naar het ticketoverzicht van de scholen waarvoor je de contactpersoon bent.
- In dit gedeelte kun je een Nieuw ondersteuningsticket maken of de status controleren van een bestaand ticket.
- Je kunt hier diverse filters en sorteeropties instellen om een gerichter overzicht te zien van de tickets.
- Kies bijvoorbeeld om alle tickets te zien of alleen Openstaande of tickets die In Behandeling zijn.
- Sorteer tickets op basis van de aanmaakdatum of op de laatst gewijzigde tickets. Kies een oplopende of aflopende volgorde.
3. Dit is het statusoverzicht van de tickets.
4. Wanneer jouw profiel is toegewezen aan meerdere scholen (bedrijven) kun je kiezen om de tickets te zien van alle of een specifieke schoollocatie.
Account aanmaken
Door een account aan te maken, kun je alle tickets overzichtelijk bekijken en bijhouden in de Supportal. Je kunt op twee manieren een account aanmaken:
- Als je voor het eerst een mailtje stuurt naar support.cloudwise.nl, wordt er een activatiebericht naar je e-mailadres gestuurd. Hierin staat een link om je account voor de Supportal te activeren.
- Je kunt ook een account aanmaken op de Cloudwise Supportal website. Klik op deze site rechtsboven op aanmelden. Vervolgens kun je je e-mailadres en wachtwoord opgeven of simpelweg op de knop Google klikken. De laatste optie is het handigst als je een Google account hebt via je je schooldomein.
Ticket aanmaken
1. Het aanmaken van een ticket is erg eenvoudig. Alle velden zijn verplicht om in te vullen.
- E-mail: standaard staat het e-mailadres ingevuld waarmee je bent ingelogd op de Cloudwise Supportal. Je kunt hier ook een ander e-mailadres invullen. Verdere correspondentie over dit specifieke ticket zal naar het opgegeven e-mailadres worden verzonden.
- Locatie: kies hier de schoollocatie waarvoor je het ticket wilt aanmaken (mits gekoppeld aan meerdere locaties).
- Onderwerp: geef een kort, bondig en relevant onderwerp op
- Op basis van steekwoorden worden verwante berichten getoond. Klik op een onderwerp om naar het verwante bericht te gaan.
- Let op: je gaat in dit geval weg van de pagina om een ticket aan te maken.
- Op basis van steekwoorden worden verwante berichten getoond. Klik op een onderwerp om naar het verwante bericht te gaan.
- Omschrijving: geef een zo duidelijk en volledig mogelijke beschrijving van de vraag. Probeer altijd aan de volgende zaken te denken wanneer je een ticket aanmaakt;
- beschrijf wat je wel of niet ziet gebeuren;
- geef aan welke handelingen je zelf al gedaan hebt;
- benoem computernummer(s) waarop de vraag van toepassing is.
- Een bestand toevoegen: hoe duidelijker het probleem in beeld gebracht kan worden, des te beter en sneller we je kunnen helpen.
2. In dit gedeelte kunnen relevante berichten verschijnen op basis van woorden die je in het onderwerpveld hebt geschreven. Klik met je muis in het Omschrijvingsveld na het invoeren van een onderwerp, zodat het systeem gaat zoeken naar relevante artikelen. Wellicht kan je vraag hiermee al worden beantwoord.
Ticketoverzicht
- Wanneer je een ticket aanklikt zul je naar een gedetailleerde weergave van het ticket worden geleid. In ieder openstaand ticket staan drie knoppen. De functies zijn als volgt:
- Beantwoorden: hiermee kun je een aanvulling doen in het ticket. Dit kan een reactie zijn op een verzoek van een supportdeskmedewerker of een aanvulling op de vraag of het probleem.
- Ticket markeren als gesloten: mocht de vraag al beantwoord zijn of het probleem niet meer spelen dan kun je door middel van deze knop het ticket sluiten.
- Personen aan gesprek toevoegen: gebruik de laatste knop om collega’s toe te voegen aan het ticket. Aanvulling op het ticket worden vanaf dat moment ook aan deze personen per mail toegestuurd.
- In dit gedeelte laat het ticket gegevens zien. De status en prioriteit kunnen alleen door supportdeskmedewerkers worden aangepast.
- De locatie kan gewijzigd worden indien nodig.
