1

De school

Stichting Voila is de grootste onderwijsorganisatie in Leusden, met nog een nevenvestiging in Achterveld. De stichting heeft 12 scholen met in totaal 2100 leerlingen en 200 medewerkers. De stichting vertegenwoordigt 3 identiteiten: Katholiek, Openbaar en Protestants-Christelijk onderwijs.
2

Oude situatie

Voila had in alle scholen servers staan. De netwerkbeheerder was vaak op de scholen aanwezig om onderhoudswerkzaamheden te verrichten, of om problemen op te lossen. Hoewel het netwerk op zich prima draaide, waren er ook problemen: als de server uitviel stond alles stil, e-mailen ging alles behalve soepel, applicaties installeren was bewerkelijk. Het budget voor ICT werd ieder jaar fors overschreden. Voila zocht naar meer gemak, zekerheid en kostenbesparing.
3

De oplossing

Al in 2013 helpt Cloudwise de stichting om volledig over te stappen naar de cloud: e-mail, bestanden en applicaties. Voila heeft daarbij gekozen voor G Suite for Education: een zeer gebruiksvriendelijk alternatief voor Microsoft Office, volledig gebaseerd op de cloud. De servers zijn verdwenen, onderhoud en backups zijn geen zorg meer van de school. Cloudwise geeft hulp op afstand, maar wél snel en heel persoonlijk.
4

De voordelen

- Geen servers meer in de school, dus ook geen fysiek onderhoud nodig
- E-mail, bestanden en applicaties veilig in de cloud
- Cloudwise denkt mee op basis van de wensen van Voila
- Cloudwise reageert snel op vragen, en lost problemen op afstand op
- Cloudwise is sterk in communicatie: persoonlijk, vriendelijk en to-the-point
5

G suite for education

“Op onze scholen gebruiken we nu G Suite for Education. En dat is natuurlijk wennen. Maar dat gaat snel, want Google heeft júist ingezet op die gebruiksvriendelijkheid: je ziet alleen de knoppen die je écht nodig hebt.” De programma’s hoef je niet op iedere computer apart te installeren, maar je roept ze gewoon aan in je browser. “Dat is een groot verschil met de traditionele Office-programma’s.” Google Apps worden onderhouden door Google zelf. Dat scheelt direct al een hoop kopzorgen.

COOL moet je zien
Sterk van Cloudwise is ook het COOL portaal dat waar de Google Apps in geïntegreerd zijn. “Een heel overzichtelijk en gebruikersvriendelijke ‘voorkant’, die elke gebruiker zelf kan inrichten om bijvoorbeeld programma’s, e-mail en agenda’s te openen. Er kan nog veel meer mee, maar dat moet je eigenlijk in een demo zien.”

Niet te ingewikkeld
“Google heeft het vermogen om de programma’s niet ingewikkelder te maken dan nodig. Je kunt er zó mee aan de slag. Daarnaast hebben we ook het gemak dat we geen servers meer in school hebben. Cloudwise antwoordt snel op vragen, en lost problemen op afstand al even snel op.”

Zekerheid
“E-mail en bestanden raken we nooit meer kwijt. Die staan veilig in de cloud en worden ook geback-upt zonder dat we daar ook maar iets voor hoeven te doen. Men vraagt ons wel eens of we ons niet zorgen maken om de beveiliging van al die gegevens. Maar dat risico is bij Google even groot als waar dan ook: elk IT-systeem kan in theorie gehackt worden.”

Voordelen
Voila ziet vooral voordelen. “Werken op afstand, de mogelijkheid eenvoudig websites te maken, hoe eenvoudig het is huiswerk via de portal op te geven en te maken, het terugdringen van papierwerk. De mogelijkheden zijn legio!