Eerder werden er privacyrisico’s geconstateerd rond het gebruik van Google Workspace for Education. Op 8 juli 2021 is er een akkoord bereikt met Google om daarmee de hoge risico’s weg te nemen. Om Google Workspace for Education veilig te blijven gebruiken, zijn er nog een aantal handelingen die onderwijsinstellingen moeten uitvoeren. Kennisnet heeft met haar partners een aantal handreikingen opgezet om scholen daarbij te helpen.
Uit het advies van Kennisnet blijkt dat er drie handelingen uitgevoerd moeten worden:
- de juiste (technische) instellingen doorvoeren in Google admin console
- de nieuwe Google voorwaarden accepteren
- een onderwijsspecifieke DPIA uitvoeren
1: De juiste (technische) instellingen doorvoeren
In de technische handleiding van Kennisnet staat aangegeven welke instellingen zij adviseren voor Google Workspace for Education. Om scholen hierbij te ondersteunen, hebben we hier al wat werk voor je uit handen genomen. Een aantal aanpassingen zijn doorgevoerd voor alle scholen. Daarbij moeten er wel keuzes gemaakt worden. De omgeving moet veilig en tegelijkertijd ook bruikbaar zijn in de dagelijkse onderwijspraktijk. In dit overzicht (Google Workspace settings impact sheet) kun je zien welke instellingen er zijn doorgevoerd in de Google admin console en waarom. Uiteindelijk is de school eindverantwoordelijk voor hoe er met privacy en data omgegaan wordt. Daarom helpen we je een handje en beschrijven we bij de instellingen ook de doelbepaling. Deze heb je nodig bij stap 3: het maken van je eigen risicoanalyse. Kom je na de analyse tot de conclusie dat er toch instellingen gewijzigd moeten worden, neem dan gerust contact op met Support.
2: De nieuwe Google voorwaarden accepteren
De voorwaarden van Google zijn aangepast voor Nederlandse scholen. Er zijn aanvullende juridische voorwaarden in opgenomen om de privacyrisico’s te beperken. De gewijzigde overeenkomst moet door het bevoegd gezag van de school geaccepteerd worden. Op 10 augustus 2021 heeft Google hiervoor een e-mail gestuurd naar beheerders. Voor veel scholen fungeren wij als de beheerder. Het kan daarom zijn dat je om die reden geen bericht van Google hebt gekregen hierover. Het is wel belangrijk dat deze voorwaarden worden geaccepteerd, als je volgens de richtlijnen verder wilt kunnen werken met Google Workspace.
Bekijk hier de handleiding voor het gebruik van onderstaand formulier.
Via dit formulier kan de bevoegde persoon de voorwaarden bekijken en accepteren door digitaal een handtekening te zetten.
3: Een onderwijsspecifieke DPIA uitvoeren
Volgens de AVG moet elke onderwijsinstelling een eigen risicoanalyse maken in de vorm van een DPIA (Data Protection Impact Assessment). Daarin worden de verantwoordelijkheden van het bestuur behandeld, maar ook de specifieke manier waarop je Google Workspace inzet en de genomen maatregelen. Om deze op te stellen, kun je de ‘Handreiking onderwijsspecifieke DPIA Google Workspace for Education’ van Kennisnet gebruiken. Op basis van de informatie in de handreiking bepaal je vervolgens welke verwerkingen, risico’s en maatregelen op jullie situatie van toepassing zijn. Uiteindelijk bepaalt het schoolbestuur zo welke resterende risico’s er nog zijn en met welke maatregelen deze weggenomen worden. Houd daarvoor dus gerust ons overzicht bij de hand als je bepaalde doelbepalingen wilt overnemen.
Webinar 9 september
De webinar heeft inmiddels plaatsgevonden, dus aanmelden is niet meer mogelijk.
Heb je vragen of verzoeken?
Neem dan contact met ons op via support@cloudwise.nl of stuur een ticket in via onze Supportal. Wil je grotere vraagstukken bespreken, neem dan even contact op met je accountmanager.
Handige links op een rijtje
- Technische handleiding Google Workspace for Education (Kennisnet)
- Overzicht van instellingen Google admin console voor Cloudwise scholen (Google Workspace settings impact sheet)
- Formulier voor het accepteren van nieuwe Google voorwaarden
- Handleiding bij het formulier voor het accepteren van nieuwe Google voorwaarden
- Handreiking onderwijsspecifieke DPIA Google Workspace for Education (Kennisnet)
- Aanmelden webinar Google Workspace & privacy (DPIA)
