Google Groepen, een app die eerder vrij ongebruiksvriendelijk was, is sinds een update veel eenvoudiger te gebruiken. Je kunt hiermee als school e-mailgroepen en forums maken en hieraan deelnemen. Google Groepen is nu een stuk overzichtelijker, dankzij een nieuw uiterlijk en functies die zijn ingeperkt. Wij zijn enthousiast! De moeite waard om te kijken of het toegevoegde waarde biedt voor jouw school.
Wat is Google Groepen?
Google Groepen is een app waarmee je e-mailgroepen en forums kunt maken en daaraan kunt deelnemen. Het biedt verschillende functies voor samenwerking en communicatie tussen klasgenoten en/of collega’s. Tot nu toe wordt Google Groepen vooral gebruikt op scholen als maillijst. Op deze manier kun je makkelijk e-mails sturen, mensen in één keer uitnodigen voor een afspraak in Google Agenda en bestanden of mappen delen in Google Drive. Ook wordt het gebruikt om een gezamenlijke inbox te maken voor een algemeen e-mailadres, bijvoorbeeld info@wolkjeschool.nl. Hiermee kunnen meerdere mensen hetzelfde e-mailadres beheren en de ontvangen berichten samen verwerken. Zoals we al benoemden kan Google Groepen ook gebruikt worden als forum, Q&A of discussieplatform.
Vorige variant niet aan te raden
De vorige variant van Google Groepen ervaarden wij als erg onduidelijk en onnodig complex. Hiermee was de app niet gebruiksvriendelijk voor nieuwe gebruikers. We zien dat scholen die Google Groepen momenteel gebruiken, deze app laten beheren door de ICT’er of iemand die veel over de app weet. Met deze reden hebben we niet eerder functies van Google Groepen gedeeld en de app zelfs afgeraden bij een aantal scholen.
Nieuwe editie: wat is er anders?
Het uiterlijk van Google Groepen is nu veel overzichtelijker en simpeler. De focus is gelegd op gebruiksgemak en veel losse plekken om instellingen te wijzigen zijn verdwenen. Er is vooral voor gezorgd dat een ‘Groep’ als gezamenlijke inbox kan dienen. Zo zijn er functies toegevoegd om makkelijk aan te geven welke e-mails nog moeten worden beantwoord en door wie. De instellingen zijn nu dus eenvoudiger te beheren, zodat dit makkelijker op scholen kan worden gebruikt. Wij zijn enthousiast! Ga jij Google Groepen ook gebruiken op school?
Nieuwe functies op een rijtje:
- Het beheren van binnenkomende mails (moderating)
- Een verbeterd overzicht van de rechten en niveaus met de mogelijkheid om extra rollen toe te voegen in een ‘Groep’.
- Een eenvoudige gedeelde inboxfunctie
- Markeer je mails met: ‘geen actie nodig’, ‘heeft een actie nodig’ en ‘klaar’.
- Wijs een e-mail toe aan een groepslid, zodat deze persoon weet dat zij de mail moeten oppakken.
- Gebruik gedeelde labels om mails in een categorie te plaatsen in een ‘Groep’
Tip 1: Buiten domein mailen
Er zijn een aantal standaard instellingen gewijzigd, zoals de mogelijkheid om van buiten het domein te kunnen mailen naar een bestaande ‘Groep’ e-mailadres. Zorg ervoor dat de optie om te mogen “Posten in de Groep” op openbaar staat, om ervoor te zorgen dat er vanuit externe adressen naartoe kan worden gemaild.
Tip 2: Groepen als gezamenlijke inbox gebruiken
Wil je ‘Groepen’ als gezamenlijke inbox gebruiken? Zorg dan dat je dit via instellingen instelt. Zo zorg je ervoor dat de e-mails in de gezamenlijke inbox terecht komen en hier worden bewaard. Doe je dit niet, dan komen de e-mails terecht in de Gmail inbox van leden.
Tip 3: Abonnementen en berichten organiseren in Groepen
Standaard ontvang je van elke mail binnen een ‘Groep’ een bericht in je persoonlijke Gmail. Dit wordt een abonnement genoemd en je kunt de instellingen hiervoor zelf wijzigen. Op de afbeelding zie je hoe je dit doet. Je kunt kiezen voor de volgende instellingen:
- Een e-mail ontvangen voor elk bericht
- Samenvatting. Per dag krijg je in één overzicht een samenvatting van de binnengekomen e-mail in Google Groepen.
- Beknopt. Dit lijkt op ‘Samenvatting’. Echter zie je slechts een deel van het onderwerp en de afzender en niet de volledige inhoud van de e-mails.
- Geen e-mail. Wanneer je alle e-mails in Google Groepen wilt beheren, dan is het handig om deze e-mails niet ook in je eigen Gmail te ontvangen. In dit geval kun je voor deze instelling kiezen.
