Met een laptop in de aanslag zit je klaar om een beleidsplan over ICT uit te werken. In dat plan wil je de praktische en strategische zaken over technologie in je school of stichting beschrijven. De tekstcursor blijft echter minutenlang op dezelfde plek knipperen en naast je ligt een papierwinkel aan voorwaarden en uitkomsten beschreven die je vanuit de stichting hebt meegekregen. Waar begin je en waar moet het plan aan voldoen? En hoe voorkom je dat het beleidsplan uiteindelijk in de digitale archiefkast ligt te verstoffen? Vincent, onze Adviseur Professionalisering en Training geeft hieronder zijn advies!
Draagvlak creëren
Een ICT-beleidsplan is een belangrijk onderdeel voor elke school die serieus met ICT aan de slag wil gaan. Het doel is dat alle betrokkenen binnen de school of stichting volgens dit plan gaan werken. Vaak hoor je dat een ICT-beleidsplan draagvlak creëert. Dit klopt maar deels. Het beleidsplan zou moeten voortvloeien uit goed overleg tussen het bestuur, de directie, de ICT-coördinatoren en de leerkrachten. Niet het document zelf, maar de samenwerking in de breedte en van onderop creëert het draagvlak. Hiermee bedoelen we dat alle lagen binnen de organisatie betrokken zijn bij het bedenken van een strategie en de uitvoering van het beleidsplan. Door betrokken te zijn bij het proces en input te leveren, zijn medewerkers gemotiveerder om het plan uit te voeren. Het beleidsplan is het resultaat van deze goede samenwerking en hierbij is het proces belangrijker dan het product.
Merk je dat het voortraject bij jouw school of stichting niet goed genoeg is doorlopen? Dan is het raadzaam om meer aandacht te besteden aan het creëren van draagvlak.
Hoe begin ik?
Het is verstandig om te starten met een schets van de huidige situatie: hoe staan de zaken er nu voor en waarom is verandering of borging gewenst? Wie zijn de betrokkenen en waarom hebben die baat bij een beleidsplan? Wat levert het hen op? Als je dat in kaart hebt gebracht, kun je thema’s zoals visie, scholing, taakverdeling, communicatie, infrastructuur en veiligheid in hoofdstukken opdelen. Er bestaat echter geen one-size-fits-all indeling: het beleidsplan moet afgestemd zijn op het personeel, niet op een format dat je ergens op het internet hebt gevonden. Zorg ervoor dat je het plan op een volledige manier benadert en dat er een logische opbouw in zit. Breng bruggetjes aan tussen de hoofdstukken en vat de thema’s samen.
Houd het concreet
Een ICT-beleidsplan zou geen vragen op moeten roepen. Laat het plan aansluiten op de belangrijkste doelgroepen die het document uiteindelijk moeten lezen: het bestuur, de directie en de leerkrachten. Het moet voor hen een handige tool worden om verder te komen. Houd daarom tijdens het schrijven je publiek goed in het achterhoofd en stel jezelf continu de vraag: “Hoe help ik mijn lezer hiermee?” Je bent namelijk geen wetenschappelijke verhandeling of een juridisch pleidooi aan het schrijven.
De kracht van eenvoud en visualiseren
Een goed geschreven plan is straight to the point, helder en precies en daardoor makkelijk te begrijpen. Vermijd abstract taalgebruik, leg ICT-begrippen uit waar nodig en wees concreet door procedures naar acties te vertalen. Omschrijf ook waarom deze procedures van belang zijn en wat het de betrokkenen opbrengt. Maak bovenal gebruik van visualisaties zoals afbeeldingen, schema’s, flowcharts, mindmaps en diagrammen om je tekst te ondersteunen of zelfs te vervangen.
Kwaliteit boven kwantiteit
Er bestaat geen universeel minimum aantal woorden voor een ICT-beleidsplan. Schrijven is schrappen: kill your darlings. Het gaat om de kwaliteit van de tekst en inhoud, niet om de hoeveelheid pagina´s. Het moet een handzaam document worden – beter te kort dan te lang.
Er bestaat geen ‘First time right’
We zijn vaak geneigd om te denken dat we alles in één keer goed kunnen uitwerken en implementeren: de first time right mythe. De praktijk wijst echter uit dat het ontwikkelen en schrijven van een goed beleidsplan meerdere aanpassingen vereist.
Leg je plan daarom tijdens het schrijven al voor aan collega’s en verzamel feedback. Stel vragen: wat vind je van de stijl, opbouw en lay-out? Ben ik belangrijke zaken vergeten? In hoeverre is het document gebruiksvriendelijk? Schroom niet om continu feedback te vragen. Op deze manier kun je het document beter op de lezer afstemmen. Wellicht kom je tijdens dit proces tot de conclusie dat het voortraject niet goed is doorlopen, omdat bepaalde thema’s onderbelicht of niet genoemd zijn. Kaart dit dan aan bij het team.
Breng het aan de man
Het is zover, het beleidsplan is af! Nu begint het echter pas. Veel scholen maken de fout om het document één keer rond te laten gaan om het vervolgens maanden of zelfs jarenlang links te laten liggen. Een goed geschreven ICT-plan is concreet en toepasbaar. Het is een handige tool voor het hele team! Zet het ook op deze manier in en breng onderdelen van het plan structureel onder de aandacht. Het kan helpen om het beleidsplan een andere, pakkende naam te geven. Verzin een titel die uitnodigt om verder te lezen en die in de hoofden van de teamleden blijft hangen. Want laten we eerlijk zijn: ‘het ICT-beleidsplan’ klinkt niet heel motiverend.
Hulp of advies nodig?
Heb je een vraag of kun je advies gebruiken? Door bijeenkomsten te organiseren helpen wij scholen en stichtingen met het opzetten van een professioneel ICT-beleid. Wil je meer weten? Stuur gerust vrijblijvend een mail naar vincent.jansma@cloudwise.nl.
