8 ICT-tips om het schooljaar goed af te sluiten
Het schooljaar met een goed gevoel afsluiten en zorgeloos de zomervakantie vieren. Dat wil iedereen. De vakantie staat voor de deur, het mooie weer is in aantocht en je wilt graag zonder verdere zorgen genieten van de aankomende periode. Om je hier een handje bij te helpen hebben we een aantal ICT-tips voor je opgesteld die we graag met je delen, zodat je zorgeloos de vakantie in kunt gaan:
1. Bewaak de veiligheid en privacy, digitaal én fysiek
Erg belangrijk, maar met het aankomende Normenkader IBP zo mogelijk nóg belangrijker. Zorgen voor dataveiligheid en privacy van leerlingen én medewerkers. Daarom is het goed om de toegangsrechten van medewerkers te checken. Wie heeft er toegang tot welke mappen en documenten? Zijn deze rechten nog actueel? Dit zijn enkele belangrijke, privacy gerelateerde vraagstukken.
Naast de digitale borging van privacy is de fysieke borging minstens net zo belangrijk. Het is goed om, voordat je de zomervakantie ingaat, de klaslokalen te checken op fysieke dragers van (gevoelige) informatie. Liggen er nog USB-sticks onbewaakt in het lokaal? Zijn er blaadjes waar wachtwoorden op staan geschreven? Hiermee voorkom je dat (gevoelige) informatie bij de verkeerde persoon terecht komt, en kun je met een gerust hart de vakantie gaan vieren!
2. Doe de digitale zomerschoonmaak!
Iedere zomer krijgt de school een grote schoonmaak, maar op digitaal vlak wordt deze vaak nog niet gedaan. De overgang naar een nieuw schooljaar betekend uiteraard een doorstroom van leerlingen (en mogelijk ook medewerkers). Het leerlingadministratiesysteem (LAS) moet worden opgeschoond. Wijzigingen in het LAS worden binnen 24 uur doorgevoerd in het COOL platform, Google Workspaces of de Microsoft 365 omgeving. Zo ga je met een opgeruimd gevoel de vakantie in!
Let op: Zodra leerling- of medewerkersaccounts worden uitgeschreven via het LAS, blokkeert Google deze automatisch. Gebruikers kunnen daardoor niet meer inloggen in COOL of Google, maar de data wordt wel nog behouden tot de account ook uit google verwijderd is.
3. Zorg dat apparaten en kabels op de vaste plek staan
De grote zomerschoonmaak is voor veel scholen vaste prik. Hierbij worden vaak pc’s/digiborden verplaatst en worden hierbij ook de nodige kabels uit apparaten gehaald. De vakantie vliegt om, en eenmaal terug blijken kabels niet (juist) weer aangesloten of zijn apparaten op de verkeerde plek teruggezet. Hierdoor stapelen de problemen zich op, want de apparaten zijn niet goed gekoppeld of werken niet.
Neem daarom vóór de zomerschoonmaak foto’s van hoe de kabels in jouw apparaten zitten, en onthoud ook goed welke apparaten in welke ruimtes aanwezig waren. Zo kun je bovenstaande opstartproblemen aan het begin van het nieuwe schooljaar relatief eenvoudig voorkomen, en start je goed voorbereid in een brandschone school!
4. Inventariseer het internet
Het netwerk binnen de school krijgt veel te verduren. Veel apparaten kunnen de snelheid en stabiliteit omlaag halen. Het is daarom een goed idee om te inventariseren of de huidige infrastructuur nog toereikend is.
Het modem, de router en de patchkast (indien aanwezig) hebben de hele zomer stroom nodig. Zet ze daarom niet uit. Deze drie vallen namelijk bij het afsluiten van de stroom in de reset modus, wat zou betekenen dat je deze bij het begin van het schooljaar weer opnieuw in moet stellen. Onhandig, tijdrovend en niet iets waarmee je het nieuwe schooljaar lekker begint. Laat de stroom op deze drie daarom aan staan!
5. Voorkom het buitensluiten van jezelf en anderen
Sla je wachtwoorden op! De vakantie is lang en het aantal wachtwoorden dat je in je hoofd hebt is waarschijnlijk enorm. Daarom is het niet gek dat je na de vakantie achter je systeem gaat zitten in je wachtwoord niet meer weet. Om de wachtwoorden veilig te bewaren raden wij aan om een wachtwoordmanager te gebruiken. Hier kun je al jouw wachtwoorden op één centrale, veilige plek bewaren zonder dat deze ergens fysiek rondzwerven. Het opschrijven van wachtwoorden is in het kader van het Normenkader IBP namelijk niet langer wenselijk. Zo kun je na de vakantie gerust en zonder moeite direct weer aan de slag!
6. Maak Google Classroom startklaar
Dat Google Classroom een centrale rol in het onderwijs speelt, dat is duidelijk. Maken jullie ook gebruik van het COOL platform? Vergeet dan niet ook te kijken hoe je de synchronisatie met je huidige lesgroep stop zet, deze archiveert en hoe je vervolgens een nieuwe lesgroep toevoegd.
7. Laat collega's fris het nieuwe schooljaar starten
Zijn jullie overgestapt naar het COOL platform, Google Workspace for Education en/of Microsoft? Of zijn er nieuwe collega’s die wel een opfrisser kunnen gebruiken? Wellicht dat we wat voor jullie kunnen betekenen. Onze Cloudwise Academy staat met veel enthousiasme klaar om jou en je collega’s van de meest actuele kennis en handvatten te voorzien. Neem gerust een kijkje bij ons aanbod aan trainingen of plan een gesprek met een van onze onderwijsadviseurs. Dan weet je zeker dat je toegang hebt tot de juiste kennis en trainingen voor jouw (nieuwe) medewerkers.
8. Evalueer het afgelopen jaar
Zijn er afgelopen schooljaar dingen veranderd op ICT gebied? Breng deze veranderingen in kaart en evalueer deze met het team. Ook is het handig om deze veranderingen te peilen in de klas. Laat leerkrachten de veranderingen bespreken met hun leerlingen en koppel deze terug naar de ICT’er. Zo ontstaat er een goed beeld en komen eventuele uitdagingen voor het nieuwe jaar vroegtijdig naar boven.
Heb je toch nog vragen?
Dan staan wij natuurlijk voor je klaar! Ook in de zomervakantie zijn we gewoon te bereiken. Of je nou op het strand zit of toch nog even de laatste dingen aan het regelen bent voor het nieuwe schooljaar. Gaat het niet zoals gepland, heb je vragen of zijn er dingen onduidelijk? Neem gerust contact op met onze supportafdeling.
Fijne vakantie!