Rob neemt je mee in de grootste veranderingen
Een toekomstbestendig serviceportaal
De huidige online servicedesk heeft ons lang goed geholpen. Maar we willen meer. Slimmer automatiseren. AI processen laten stroomlijnen. Sneller en intuïtiever werken. Meer overzicht. Het nieuwe service portaal gaat daarin voorzien. Maar we beginnen klein en breiden de selfservice in het online service portaal na livegang gestaag uit.
Wat betekent dit voor jou als ICT’er?
Allereerst is het belangrijk om te weten dat we in het nieuwe portaal niet meer van tickets of meldingen spreken maar van cases. Heb je een vraag of probleem. Dan maak je dus een case aan. Alle lopende meldingen in de huidige online servicedesk hebben we voor je overgezet naar het nieuwe portaal. Met uitzondering van langer lopende tickets waarvoor een actie bij de klant uitstaat. Dit zullen veelal oude meldingen zijn. NB. Om de migratie overzichtelijk houden kunnen vanaf donderdag 26 februari geen tickets meer aangemaakt worden in de oude online servicedesk. Uiteraard zijn we telefonisch gewoon bereikbaar.
Breng je collega's op de hoogte
Maken ook andere collega’s van jouw school of stichting gebruik van de online servicedesk? Dan is het zinvol om hen ook op de hoogte te stellen van deze wijziging. Als je collega’s ook wel eens een melding hebben gemaakt kunnen ze ook via wachtwoord vergeten een nieuw account aanvragen.
Tot slot
Ook projectmanagement gaat er gebruik van maken. Voor het bewaken van serviceafspraken, het aansturen van onze buitendienst en voor kennismanagement, zodat actuele kennis altijd beschikbaar is, voor onze medewerkers én voor jou.
Jarno neemt je mee in de nieuwe omgeving
Inloggen en case aanmaken in het nieuwe online serviceportaal
Er zijn twee manieren om in te loggen op het nieuwe portaal:
Ben je een gebruiker van het nieuwe COOL?
Werk je als school of stichting met de nieuwste versie van COOL? Dan kun je via de knop online serviceportaal zonder inloggen naar het nieuwe portaal gaan. Precies zoals je het gewend bent. Omdat we je ook nog inzicht willen geven in je oude lopende tickets zie je voorlopig twee knoppen. Online serviceportaal en de bekende online servicedesk.
Werk je met andere systemen van Cloudwise?
Dan krijg je als admin gebruiker rondom de livegang een mail met deze link (dezelfde link als nu - tot livegang verwijst deze naar de huidige portaal) naar de nieuwe omgeving met de vraag om je account te activeren. Dat doe je door je mailadres waarop je gewend was in te loggen op de oude online servicedesk en waarop je ook deze mail krijgt in te voeren en op wachtwoord vergeten te klikken. Omdat je in de achtergrond actief bent krijg je een login toegestuurd en heb je toegang tot het nieuwe portaal. Zo geldt het ook voor overige gebruikers die wel eens een ticket aangemaakt hebben. Zij krijgen niet pro-actief een mail toegestuurd maar kunnen wel via wachtwoord vergeten een wachtwoord aanvragen.
De voordelen van ServiceNow op een rij
- Snellere en efficiëntere afhandeling van meldingen
Door betere procesinrichting en automatische toewijzing aan de juiste specialist. - Verbeterde gebruikerservaring
Heldere communicatie, overzichtelijke meldingen en meer zelfregie via de Online Servicedesk (OSD). - Uitgebreide selfservicefunctionaliteit
Met slimme ‘agents’ en wizards kun je veel voorkomende verzoeken, zoals het aanmaken van een mailadres, zelf afhandelen. - Meer tijd voor complexere vraagstukken
Door automatisering houden wij meer tijd over voor de écht lastige ICT-vragen. - Klaar voor de toekomst
ServiceNow is schaalbaar, flexibel en sluit beter aan op de groei van.
FAQ's
Veelgestelde vragen
-
Waar vind ik de handleiding voor het nieuwe service portaal?
De handleiding vind je op deze helppagina.
-
Wanneer kan ik voor het eerst met ServiceNow werken?
Op 2 maart wordt ServiceNow voor alle betrokkenen vrijgegeven.
-
Wat gebeurt er met oude Servicedesk portaal (Omnitracker)?
Na de livegang worden nieuwe meldingen uitsluitend nog in ServiceNow geregistreerd.
Vanaf donderdag 26 februari is het niet langer mogelijk om nieuwe meldingen in Omnitracker aan te maken. Onze Servicedesk blijft telefonisch uiteraard gewoon bereikbaar.
Meldingen die in Omnitracker de status ‘In Progress’ hebben, worden in het weekend van 28 februari / 1 maart automatisch overgezet naar ServiceNow. Zodra een melding is omgezet en als Case (de benaming voor een ticket in ServiceNow) is aangemaakt, ontvangt de klant hiervan een emailbevestiging. Meldingen met een andere status dan ‘In Progress’ worden nog gewoon in Omnitracker afgehandeld. Klanten kunnen het Omnitrackerportaal blijven gebruiken om deze meldingen te bekijken en erop te reageren, bijvoorbeeld wanneer een melding de status ‘Waiting’ heeft.
De komende maanden blijft het oude Servicedesk portaal (Omnitracker) nog bereikbaar via https://service-oud.cloudwise.nl om oude meldingen in te zien. -
Ik heb nog geen account voor het nieuwe Serviceportaal, hoe regel ik dat?
COOL 2.0 gebruikers (van het nieuwe COOL platform) kunnen via de servicelink links onderin het COOL platform inloggen. Maak je geen gebruik van het nieuwe COOL platform en heb je geen account voor het nieuwe serviceportaal ontvangen dan kun je op wachtwoord vergeten klikken. Is je mailadres niet bekend? Dan kun je dit aanvragen via https://cloudwise.nl/service-account-aanvragen
-
Waar kan ik inloggen op de nieuwe omgeving??
Inloggen op het online service portaal gaat via dezelfde link als de huidige servicedesk. Na de livegang op 2 maart verwijst deze url https://service.cloudwise.nl naar de nieuwe online service portaal. Werk je met COOL 2.0? Dan kun je via het COOL portaal links onderin zowel de oude omgeving (voor de oude tickets) als de nieuwe omgeving (voor de lopende en nieuwe cases) benaderen. Je wordt dan SSO doorgestuurd naar de online serviceportaal.
-
Waar kan ik inloggen op de oude omgeving?
De huidige omgeving is vanaf 2 maart beschikbaar onder een andere url https://service-oud.cloudwise.nl. Hier kun je de oude tickets inzien.
-
Waarom worden er nieuwe termen gebruikt en is alles een case?
Het is belangrijk om te weten dat we in het nieuwe service portaal niet meer spreken van tickets of meldingen, maar van cases. Dit maakt de communicatie overzichtelijker voor zowel jou als voor ons. Indien nodig kunnen we aan een case een ITIL‑proces koppelen, zoals een incident, service request of change. De communicatie blijft altijd via dezelfde case verlopen.
-
Hoe herken ik het nieuwe COOL platform?
Het nieuwe COOL platform is te herkennen aan het volgende logo links bovenin
Linksonder vind je vervolgens de links naar de oude en nieuwe service omgevingen.
Veel succes met de overstap. Heb je nog vragen?
Heb je na het lezen van deze informatie nog vragen? Dan staan we natuurlijk voor je klaar.
Lees meer over ServiceNow
ServiceNow: goed nieuws voor jou!
Onder servicemanagement verstaan we bij Cloudwise alles wat we doen om onze dienstverlening zo consistent, efficiënt en klantgericht mogelijk te maken. Een belangrijk onderdeel daarvan is de manier waarop we meldingen verwerken via onze servicedesk, maar het gaat verder dan dat. Denk bijvoorbeeld aan projectmanagement, het bewaken van serviceafspraken, het aansturen van onze buitendienst én het beheren en delen van kennis.