Volgens de AVG moet elke onderwijsinstelling een eigen risicoanalyse maken in de vorm van een DPIA (Data Protection Impact Assessment). Daarin worden de verantwoordelijkheden van het bestuur behandeld, maar ook de genomen maatregelen en de specifieke manier waarop je Google Workspace inzet. Zoals het gebruik van namen in bestanden en mappen van Google Drive en Classroom. Vandaar deze update.
Als leerkrachten een opdracht aanmaken in Google Classroom dan maakt Google automatisch bestanden aan in Google Drive waarin de namen van leerlingen kunnen voorkomen. SIVON adviseert geen namen van personen te gebruiken in bestanden en mappen. Wil je Classroom blijven gebruiken dan kun je de volgende belangrijke maatregel nemen. Deze maatregel geldt ook voor Google Drive.
- In de admin console van Google Drive zet je extern delen van bestanden en mappen uit: Apps > Google Workspace > Instellingen voor Drive en Documenten > Instellingen voor delen UITGESCHAKELD: bestanden die eigendom zijn van gebruikers in <>, kunnen niet worden gedeeld buiten <>.
Wat wij voor je kunnen doen
SIVON geeft daarmee aan dat je met deze instellingen namen in Drive en Classroom kunt blijven gebruiken. Let erop dat het gewenst is deze instelling centraal te organiseren door de eindverantwoordelijke van de school of stichting.
Wil je meer weten over de juiste instelling of de juiste instelling door ons laten toepassen? Vul dan je gegevens in en wij nemen contact met je op.
