Hoe vaak ben je langs de printer gelopen en zag je een stapel niet opgehaalde kleurplaten of oefenwerk? Hoe fijn zou het zijn als je dit kunt voorkomen? Het moet natuurlijk voor medewerkers makkelijk zijn om te printen. Vroeger had je, om dit goed te regelen, een server nodig maar dit hoeft tegenwoordig niet meer. In deze blog vind je tips hoe je het beleid rondom printen duidelijk kunt opstellen en gelijk goed regelt.
Hoe wordt er geprint?
Om printen eenvoudiger te maken, raden we beveiligd printen aan vanuit de cloud. Hierdoor gaat alles via het internet, printen dus ook. Je print hiermee vanaf elke locatie of lokaal, loopt naar een printer in de buurt, de printopdracht staat klaar en je print ‘m uit na het invoeren van je code of pasje. Hierdoor wordt er minder onnodig geprint en blijft er geen gevoelige informatie bij de printer liggen.
Wie mag er printen?
Als je print vanuit de cloud, is het natuurlijk wel belangrijk om te bepalen wie er mag printen. Mag iedere leerkracht printen en mogen de leerlingen ook printen vanaf hun Chromebook? Het printen vanaf de Chromebooks kan al zonder beveiligd printen. Door er nog een stapje tussen te zetten, voorkom je ‘per ongeluk’ gemaakte afdrukken. Een extra voordeel is dat je ook kan zien wie er print. Als school of stichting kun je dit makkelijk inzien. Je ziet dan ook gelijk wie er veel print en dan kun je samen op zoek naar een mooie besparing in de printkosten. Hierdoor voorkom je onverwachte kosten die bij sommige scholen hoog kunnen oplopen. Dit geld steek je natuurlijk liever in het onderwijs!
Je kunt er ook voor kiezen om leerlingen niet zelf te laten printen. Of pas vanaf de bovenbouw. Dan worden ze bewust van wanneer het echt nodig is om iets te printen.
Wat zijn de printregels?
Om te voorkomen dat je straks 200 kleurplaten op je bureau hebt liggen, is het handig om printregels op te stellen voor iedereen in de school. Een goede regel is om voordat je iets wilt printen even na te denken of dit echt nodig is. Die tip zie je ook wel eens onder e-mails staan. Een simpele oplossing om direct papier en inkt te besparen.
Wil je nog meer papier besparen? Kies dan voor dunner printpapier. Ook is het aan te raden om lege cartridges te recyclen. Sommige cartridges kun je namelijk makkelijk opnieuw laten vullen. Dit is vaak goedkoper dan een nieuwe cartridge. Hierbij moet je natuurlijk wel goede afspraken maken met de printerleverancier.
Heb je inzichtelijk waar er veel kleur wordt geprint of doe je alles al zwart-wit? Zwart-wit printen kost je veel minder inkt. En kijk ook eens naar eenzijdig of tweezijdig afdrukken. Dit scheelt op jaarbasis veel papier en dus kosten. Deze afspraken stel je makkelijk in via het beheer van de printers.
Iedereen print veilig en zuinig
Om ervoor te zorgen dat iedereen veilig en zuinig print binnen de school, is het belangrijk om je printbeleid goed toe te lichten. We horen van sommige scholen dat medewerkers hele rapportages bij de printer laten liggen met gevoelige informatie. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Een goed printbeleid geeft de school en medewerkers rust en inzicht in de printkosten. Voor de medewerkers is het fijn dat ze op elke printer kunnen printen en dat ze het geld, wat bespaard wordt, weer kunnen steken in andere leuke zaken zoals Chromebooks of ander leermateriaal.
Nog een voordeel van beveiligd printen is dat je niet alleen op je eigen school kunt printen, maar ook op andere locaties binnen je stichting. Hierbij maakt het verder ook niet uit wat je print of waar het bestand vandaan komt. Je kan gewoon gebruik blijven maken van Google of Office 365 of lekker lokaal vanuit je Word die op je Windows pc staat.
Op zoek naar 1 oplossing?
Bij Cloudwise willen we het voor scholen zo eenvoudig mogelijk maken. Zo leveren wij de functionaliteiten voor veilig printen waarmee je als school volledig wordt ontzorgd. Om dit te doen, maken we gebruik van PaperCut. PaperCut werkt op printers van elk printermerk, het is zonder server op te zetten en is gekoppeld aan je persoonlijke (Google) account.
PaperCut is een print management oplossing waarmee je de controle houdt over kopieer-, print- en scan activiteiten. Hierdoor verlaag je de print- en kopieerkosten en maak je het printen volledig AVG-proof. Zet je printopdracht klaar, loop naar de printer toe, toets je code in en print veilig je bestand. Zo weet je zeker dat iedere print bij de juiste medewerker terecht komt en voorkom je dat een printer vol ligt met papier dat nooit wordt opgehaald. Daarnaast kunnen leerkrachten vanaf de printer ook scannen naar hun eigen Google Drive en is er een control panel waarin je in één overzicht het printgebruik per locatie of stichting kunt zien.
Leuke extra’s in PaperCut
Bekijk hoeveel…
- …bomen je bespaard hebt
- …CO2 je bespaard hebt
- …uren energie je bespaard hebt
Wat zijn de kosten om Papercut bij 9 scholen in te zetten?
Hi Peter,
Excuses voor de late reactie! Kan je een berichtje naar sales@cloudwise.nl hiervoor sturen?